behapbaar besturen

'Behapbaar Besturen' voor vrijwillige bestuurders

De gezamenlijke Drentse vrijwilligerssteunpunten vinden elkaar al jaren in een provinciaal overleg. Samen hebben de steunpunten een webinar over behapbaar besturen georganiseerd. Maar liefst 139 betrokkenen bij vrijwilligersorganisaties hebben zich hiervoor ingeschreven. Op deze pagina vind je een korte samenvatting van de avond met ook een video van het webinar.

lucas meijs

In het webinar is Lucas Meijer te gast, hoogleraar Vrijwilligerswerk en Strategische Filantropie aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam. Lucas is specialist op het gebied van vrijwilligerswerk! Hij verzorgt niet alleen lessen aan leerlingen, maar doet ook onderzoek en is goed op de hoogte van actuele ontwikkelingen.

Lucas vertelt in de inleiding het volgende: Bestuursleden doen ongelooflijk veel. Voor bestuurswerk is het lastig om nieuwe vrijwilligers te vinden. Het mooie daarbij is dat Lucas de dilemma’s van vrijwillige bestuurders weet te vertalen naar heel praktische tips en handvatten.

Lucas Meijs

HOE KOMEN WE AAN MEER BESTUURDERS?

Bestuurders van vrijwilligersorganisaties zijn betrokken en bevlogen mensen. Zij zetten hun kennis en kunde met hart en ziel in. Bestuurswerk vraagt inzet en vooral ook tijd. Het is dan ook niet verrassend dat het vaak lastig blijkt om nieuwe bestuursleden te vinden.
Hoe zorg je dat bestuurswerk behapbaar en vooral ook leuk blijft?!

waarom komen de bestuurders niet?

Vraag is: Hoe komen we aan meer bestuurders?

Wellicht is het interessanter om de vraag om te draaien: Waarom komen de bestuurders niet?

Eén van de verklaringen hiervoor is dat het gewoon veel meer tijd vraagt dan het gemiddelde vrijwilligerswerk. Een gemiddelde vrijwilliger - met wellicht een paar functies - ‘werkt’ zo’n 4 uur per week. Bestuurders komen makkelijk aan de 8, 12 of 16 uur per week voor die ene functie. Dit heeft zich vaak opgestapeld in de loop der jaren. Het is uit enthousiasme en noodzaak uitgegroeid. Hoe kun je bestuurswerk terugbrengen naar 4 uur per week?

Lucas Meijs heeft interessante informatie en tips voor bestuurders. Deze tips worden verspreid over het webinar genoemd.

de 10 tips

Tip 1

Stapel geen functies. Wees niet bang dat er niemand komt. Als je echt weg gaat, zal er iemand komen om je functie in te vullen.

Tip 2

Denk goed na of je het bestuurswerk plaats- of tijdonafhankelijk kunt maken. Plaatsonafhankelijk: maak het mogelijk om via Skype of Zoom mee te vergaderen. Zo kunnen ook mensen bestuurslid worden die bijvoorbeeld niet op de vaste vergaderavond fysiek aanwezig kunnen zijn en voor mensen die ieder jaar wat langer op vakantie gaan. Tijdonafhankelijk: gebruik bijvoorbeeld WhatsApp. Verzamel ideeën bij alle leden via de app. Vergader via de app, zo kun je lezen en reageren op momenten die uitkomen. Zo hoef je niet vaak fysiek bij elkaar te komen.

Tip 3

Trek als bestuur niet alles naar je toe. Denk na over welke beleidsonderdelen je kunt uitbesteden. Werk met probleemgestuurde aanwezigheid: je bent als bestuurslid alleen aanwezig als jouw expertise nodig is.

Tip 4

Werk samen. Als je met probleemgestuurde aanwezigheid werkt kan die expertise wellicht op meerdere plaatsen ingezet worden. Zo kun je een penningmeester wellicht verleiden om voor meerdere verenigingen actief te zijn.

Denk na over: Welke functies kunnen we als verenigingen met elkaar delen? Hoe kunnen we functies waar iedereen zich suf naar zoekt, bij elkaar brengen?

tip 5

Maak een netwerkgroep die één keer per maand aanschuift bij een bestuursvergadering van een willekeurige vereniging. Wat ze daar brengen is kennis, maar vooral hun netwerk. Ieder bestuur werkt zich suf om zijn eigen vereniging boven water te houden, maar komt niet gemakkelijk aan een breed netwerk. Zo’n netwerkgroep kan daar goed aan bijdragen, waardoor je als bestuur tijd bespaart!

Tip 6

Ga passend besturen in plaats van ‘over de top’ besturen. Dus hoe doen we zo min mogelijk (passend bij doelstelling van de organisatie) in plaats van hoe doen we meer en meer en meer en meer … en nog meer. Dan worden er regelmatig ook dingen gedaan die eigenlijk niet bij de doelstelling van de organisatie horen. En zo wordt het drukker en drukker voor bestuurders.

Tip 7

Verwijder de barrières die er zijn. Sommige organisaties/besturen zijn:

- Gatekeepers: Het is soms ingewikkeld om als nieuwe vrijwilliger bij een organisatie binnen te komen omdat deze vrijwilliger ‘niet goed genoeg is’ (bv uit ander dorp komt, niet alle ‘noodzakelijke’ kwaliteiten heeft, te jong of te oud is, te onervaren, etc …..)

- Sorteerhoed: Wij bepalen wat jij (= de vrijwilliger) gaat doen. Deze houding is voor (nieuwe) vrijwilligers niet aantrekkelijk om zich aan te melden. In overleg met de vrijwilliger over de werkzaamheden ontstaan regelmatig de mooiste dingen.

Kortom: wees je als organisatie/bestuur bewust van je (vaak onbewuste) houding en gedrag. Vraag je als organisatie/ bestuur af: Hoe aantrekkelijk is onze organisatie/ons bestuur voor nieuwe bestuurders en vrijwilligers? Voorbeeld: Wij zoeken verjonging van onze organisatie. Hiermee straal je als organisatie uit dat je alleen iemand kiest op basis van zijn/haar leeftijd … en niet vanwege kennis, enthousiasme, vernieuwende ideeën, ervaring op gebied van sociale media, etc.

Geef nieuwe vrijwilligers en bestuurders de kans om te leren en te groeien binnen een functie. Want in de schaduw van Superman groeit niemand.

Tip 8

Probeer te analyseren wat voor soort bestuur jullie zijn/hebben. Soms werkt een bestuur hard en doet enorm z’n best maar werkt het (nog) niet helemaal goed en optimaal. Wie weet herken je één of meerdere omschrijvingen van een type bestuur uit het boekje van Susan Scribner met als titel 'Boards from Hell'. (Zie link onder aan verslag). Op deze site staan ook mogelijke oplossingen en acties voor een bepaald type bestuur. Gelukkig liggen de meeste voorbeelden ver weg van je eigen organisatie.

Tip 9

Probeer een taak uit het ‘bestuurswerk’ te verweven in een NLdoet klus. Bijvoorbeeld met een groep (jongeren) brainstormen over en ideeën aandragen voor een bestuuronderdeel. Denk aan het maken van een plan voor nieuwe inrichting van de accommodatie/kantine. Welke onderwerpen zijn belangrijk voor vrijwilligersbeleid en hoe geven we dit vorm? Hoe en op welke vlakken gaan we samenwerken met andere organisaties? Delen van ….?

Tip 10

Gebruik creativiteit en anders denken. Hoe kunnen we besturen leuker en lichter maken? Door bijvoorbeeld een student de kans te geven om een professionele cv op te bouwen....

- een juridisch student benaderen om vrijwillig bestuurder te worden bij een rechtswinkel

- nodig een student accountancy uit om als bestuurder/vrijwilliger een bijdrage te leveren aan een festival (aanvragen fondsen, kas controle, etc).

En ook: iemand die na pensioen zijn kennis en ervaring in blijft zetten voor het goede doel. Stel je als bestuur flexibel op. Als iemand zich wil inzetten maar ook graag 3 maand met de camper door Europa wil reizen… zoek naar mogelijkheden door bv online te vergaderen, door tijd te bundelen. Niet 1 x per week 2 uur maar een bijvoorbeeld 1 x per maand een hele dag inzet plegen.

MAAK BESTUREN BEHAPBAAR!

BEHAPBAAR BESTUREN?

Doe alles waar je zelf energie van krijgt.

Voorkom als bestuur dat alles op jullie bordje terecht komt. Nee is ook een antwoord.

Maak je bestuursfunctie zo, dat je je kunt voorstellen dat iemand er ja tegen zegt.

Maak een rooster van aftreden en houd je eraan. Als je niet wisselt, is het risico van stapelen heel groot. Je vrijwilligersjob is dan heel zwaar geworden. Overdragen wordt steeds moeilijker.

Beperk je uren door vooraf goed na te gaan hoeveel tijd je in taken wil investeren. Soms heb je natuurlijk een crisis, dan moet je er ook even tegenaan. Maar begrenzen is belangrijk om het vol te houden.

Werk samen met andere organisaties. Bekijk bijvoorbeeld of je financieel de mogelijkheid hebt om samen met andere organisaties een professional in te huren voor uitvoerende taken. Organiseer een ledenvergadering samen met andere verenigingen, zodat je gezamenlijk budget hebt voor een activiteit of muziek na afloop. Organiseer een toernooi op je sportvereniging samen met de scouting. Et cetera.

Organiseer ‘witte rooksessies’. Laat meer over aan de teams/commissies/vrijwilligers, zet ze bij elkaar en laat het ze met elkaar regelen, taken verdelen en afspraken maken. Als het daarna in de uitvoering fout loopt, grijp als bestuur dan niet in. Probeer op je handen te blijven zitten, hoe moeilijk ook soms is.

Vertrouw erop dat mensen de dingen goed willen doen. Het gaat misschien niet altijd op de manier die jij wil. Stel dat je niet tevreden bent over hoe het gaat, ga het dan niet zelf opnieuw doen, maar leg het terug bij de commissie. Laat je niet verleiden door tijdsdruk.

Het werven van nieuwe bestuursleden is extra moeilijk omdat bestuur ongedefinieerd is. De inhoud van het werk verschilt per type organisatie. Dus: wees heel duidelijk wat bestuurswerk in jouw organisatie inhoudt. Definieer wat je vraagt, maak een hele duidelijke omschrijving van wat jullie onder bestuur verstaan.

En misschien een eyeopener van Susan Elles: als er geen opvolger komt op mijn bestuurstaak was het dan wel relevant wat ik deed?

Webinar foto Lucas Meijs

efficienter vergaderen en beleid schrijven

Goed bestuur en goed toezicht kunnen niet zonder efficiënt en effectief vergaderen. De besluiten die de deelnemers nemen, zijn immers bepalend voor de koers en continuïteit van jouw organisatie. Maar hoe zorg je er nu voor dat vergaderingen op tijd klaar zijn én dat alle belangrijke punten aan de orde komen? Welke afspraken zijn nodig om de beschikbare vergadertijd zo nuttig een aangenaam mogelijk te besteden? Deze onderstaande praktische tips helpen jou effectief te vergaderen.

vergaderen

PRAKTISCHE vergaderTIPS

Plan je bestuursvergaderingen op een moment dat je toch al op de vereniging of in je organisatie aanwezig bent. Lucas geeft het voorbeeld van zijn bestuurstijd bij de scouting, waar ze de vergaderingen verplaatsten naar zaterdag tussen de middag, het ophaalmoment van de kinderen. Je bent er dan toch al, dat scheelt een vergaderavond. Zo kun je tegemoetkomen aan de drukke agenda’s van mensen.

Bespreek met elkaar welke vergaderstijl je hanteert, van strak tot ruimte voor gezelligheid.

Werk met Google Docs om samen te werken aan beleids- en andere documenten. Dat scheelt veel heen en weer mailen.

Via WhatsApp vergaderen is ook een manier om snel dingen te bespreken met elkaar, op je eigen moment en plaats.

Bij zowel het samenwerken in Google Docs als vergaderen via WhatsApp, is het belangrijk om afspraken met elkaar te maken. Beperk je appverkeer en spreek bijvoorbeeld af op welke dag wie in Google Docs werkt.

Bereid je vergaderingen voor door vooraf thema’s af te vinken in documenten waar je gezamenlijk in kunt werken. Zo kun je je in de vergadering beperken tot de onderwerpen die meer discussie vergen. En dat voorbereidende werk kun je ook in je eigen tijd en op je eigen plaats doen.