E-learning vrijwilligers werven
Wat is de beste en snelste manier om nieuwe vrijwilligers te vinden? Wat heb je daarvoor nodig? Met deze e-learning leer je dit en meer in zes handige stappen.
Leestijd: 30 minuten
een wervingsplan in Zes stappen
In deze e-learning delen we het werven van vrijwilligers op in zes handige stappen. Aan het eind van deze zes stappen heb je een compleet wervingsplan. Misschien is niet iedere stap van toepassing of heb je die al gezet. Dat is fijn, want dan kun je die gewoon overslaan.
de 6 stappen
1. wat is je doel?
Elk goed plan begint met een doel. Maak jouw doelen zo concreet mogelijk en meetbaar, bijvoorbeeld: 'Binnen drie maanden wil ik 8 nieuwe vrijwilligers in de leeftijdscategorie 45 tot 50 jaar vinden voor project X.'
Dit helpt je om doelgericht aan de slag te gaan, te meten of je op koers loopt, bij te sturen waar nodig én te kunnen evalueren.
Misschien ga je het niet halen, maar dat is niet erg. Shoot for the stars and land on the moon, volgens dit mooie Engelse spreekwoord. En ook van de dingen die niet werken, leer je hoe het wellicht wél moet.
Tip: zijn de taken zoals je die geformuleerd hebt nog 'van deze tijd'? Zou jij er zelf op reageren? En je buurvrouw of neefje? Misschien is het mogelijk om meer flexibiliteit te bieden. Want te weinig flexibiliteit is de grootste drempel tot vrijwilligerswerk. Doe eens een gedachtenexperiment: zou je ook maar 1x in de maand iets kunnen doen? Door je taken aan te passen, kun je je doel vaak ook aanscherpen of verhogen.
2. wie zoek je?
Begin met dromen. Wie zou jouw ideale vrijwilliger zijn? Denk aan: interesses, eigenschappen, leeftijd en meer. Dit noemen we een persona (of misschien heb je wel meerdere persona's) en dit helpt je bij de volgende stap.
Nu je een persona hebt, vul je dit aan met de vereisten:
- Welke vaardigheden of diploma's zijn écht vereist? Daag je zelf hier uit: is het écht nodig of gewenst? Kun je het leren of moet het er al zijn? Realiseer je: hoe meer eisen, hoe kleiner je kans op een match.
- Is er een leeftijdsgrens?
- Denk ook aan mobiliteit, taal etc.
Tip: Persona's helpen je concreet te maken wat je zoekt, zodat je straks makkelijker de juiste persoon kunt aanspreken. Maar vergeet niet om open te staan voor iedereen die zijn tijd en talent voor jou wil inzetten!
3. wat heb je te bieden?
Nu is het tijd om je te verplaatsen in jouw droomvrijwilliger. Stel jezelf de vraag: 'Waarom zou mijn droomvrijwilliger bij mij aan de slag gaan?'
Pessimistisch denken kan je hier ook helpen. Wat kan mijn droomvrijwilliger belemmeren om zich aan te melden? Welke twijfels heeft deze persoon? Hint: de angst om te veel tijd kwijt te zijn, te weinig tijd eraan te kunnen besteden en beloftes niet na te kunnen komen, het spannend vinden om op een onbekende plek of met onbekende mensen te beginnen en de angst om niet te kunnen stoppen komen veel voor. Dus bedenk hoe je die kunt tackelen. Vaak helpt het om de vrijheidsgraden, flexibiliteit, begeleiding, evaluatie en wat nog meer van toepassing is te benoemen. Of nog beter: deel een ervaringsverhaal van een huidige vrijwilliger!
In het artikel op The Happy volunteer vind je meer tips hoe je hierop kunt inspelen.
4. HOE BENADER JE DE DOELGROEP?
Om te zorgen dat je oproep straks bij zoveel mogelijk droomvrijwilligers terecht komt, selecteer je de bij je persona passende kanalen en middelen.
Waar bevindt die ideale vrijwilliger van jou zich? Een paar voorbeeldkanalen:
- Via via (via collega's, vrijwilligers, cliënten etc.)
- Je eigen werkplek én website
- Social media
- 'Intermediairs' zoals de vrijwilligerscentrale, een vrijwilligersplatform, buurtplatform of marktplaats
- Kranten, lokale folders en uitgaves
- Openbare informatie plekken zoals de bieb, gemeentehuis, wachtruimtes zorg etc.
- Evenementen, beurzen of lokale markten
- Online advertenties (Google, social media)
Vervolgens kies je de middelen uit die bij jouw gekozen kanalen passen:
- Flyers
- Posters
- Online teksten
- Video's
- (je kunt het zo gek maken als je wil!)
Tip: Gebruik de beste combinatie voor jou op dit moment. Dat kan dus wisselen in de tijd. Onze favorieten zijn via via (koppel er een grappige beloning aan), je eigen site en social media en intermediairs zoals Middendrenthevoorelkaar, die vaak een groot bereik hebben.
5. de boodschap
Nu je weet wat je zoekt en wat je te bieden hebt, is het tijd om dit in een onweerstaanbare communicatieboodschap te gieten waar jouw droomvrijwilliger zich meteen door voelt aangesproken.
Omdat beeld vaak meer zegt dan 1.000 woorden. Dus start met beeld wat het beste past en emotie oproept. Tip: heb je geen eigen materiaal? Bekijk de gratis foto- en videobanken zoals Unsplash en Pexels
Daarna is het tijd voor tekst. Een paar algemene tips:
- Begin je tekst met het beantwoorden van de 'waarom' vraag: waarom zou een vrijwilliger bij jou het verschil moeten komen maken?
- Omschrijf concreet wat je zoekt. Vertel het zoals je het tegen je buurman zou vertellen, dat helpt om je taalgebruik warm én begrijpbaar te houden.
- Ondervang de beginangst en benoem hoe vaak en wanneer (en de flexibiliteit hierin) je iemand vraagt
- De voordelen van het vrijwilligerswerk en je organisatie mag je natuurlijk ook niet vergeten
- En sluit af met hoe mensen kunnen reageren. Heel voor de hand liggend maar dit wordt nog wel eens vergeten!
Naast de inhoud, is ook schrijfstijl belangrijk. Stem je woordkeuze en zinsbouw af op je persona. Tip: met deze website ontdek je of jouw teksten B1 zijn.
vergeet je netwerk niet!
De beste wervingstruc is nog steeds via via. Via collega's, vrijwilligers, leden en cliënten. Onderzoek toont namelijk aan dat gevraagd worden dé manier is waarop de meeste vrijwilligers zijn gestart. En natuurlijk kunnen je huidige vrijwilligers als beste vertellen waarom het bij jullie zo leuk is.
En misschien kun je het nog wel iets oprekken. Vraag je hele netwerk (iedereen die op een bepaalde manier betrokken is of jullie een warm hart toedraagt) om een me te denken, een nieuwsbrief door te sturen of een poster op te hangen #durftevragen.
6. Hoe gaan we aan de slag?
Met je wervingsdoel, doelgroep, boodschap en middelen kun je nu de activiteiten in kaart brengen. Ga je een open dag organiseren? Je vacatures op je website en Middendrenthevoorelkaar zetten? En een interview in het lokale krantje publiceren?
Wat past en kan hangt natuurlijk af van je middelen: tijd en budget. Hanteer het Pareto principe of de 80-20 regel: 80% van je resultaat wordt door 20% van je tijd veroorzaakt. Dus start met de activiteiten die je met de minste tijd/geld het meeste gaan opleveren.
Alle voorgenomen acties kun je nu in een schema zetten, wat je wervingsplan vormt:
- Welke acties gaan er uitgevoerd worden, inclusief eventuele herhalingen, evaluatie, bijsturing etc.
- Taakverdeling: wie bereidt voor, wie voert uit, wie is betrokken/verantwoordelijk
- Tijdsplanning: wanneer gebeurt er wat (en is afhankelijk van elkaar)
Vergeet niet het budget mee te nemen!
Tip: Vergeet in je wervingsplan niet hoe je de reacties gaat opvolgen die straks natuurlijk gaan binnenstromen ;-). Waar komen ze binnen? Wie coördineert en pakt op? Er is niks zo demotiverend als reageren op een vrijwilligerswerkvacature en vervolgens geen reactie meer krijgen...
tot slot: koester die vrijwilligers
Als je gaat werven, wil je natuurlijk niet dat je inspanningen na een korte tijd teniet gedaan worden omdat vrijwilligers snel stoppen. Zorg dus goed voor je bestaande vrijwilligers met aandacht en waardering. Van een snelle 'Hoe is het nou?' tot een lief gratis kaartje als iemand er al een tijdje is, het kost vaak niks (ook nauwelijks tijd) maar levert heel veel op.
MEER WETEN?
Het vrijwilligerslandschap verandert continu. Gelukkig zijn er veel organisaties die deze veranderingen nauwlettend in de gaten houden. Zorg dat je up-to-date blijft van alles wat er speelt, zodat jij nog beter aansluiting kan vinden met je vrijwilligers. Onderstaande onderzoeken, verslagen en toolkit kunnen je nog helpen bij de werving van nieuwe vrijwilligers:
trendrapport vrijwilligerswerk
NLvoorelkaar onderzoekt samen met de Prof. dr. Lucas Meijs van de Erasmus Universiteit jaarlijks de nieuwste trends op het gebied van vrijwilligerswerk, vrijwillige inzet, zelfredzaamheid en eenzaamheid.
vrijwilligersbeleid en - management
De geworven vrijwilligers wil je behouden. NOV verzamelt alle informatie over vrijwilligersbeleid en management.
toolkit jongenproof
Of je nou al een ervaren jongerenwerker bent of nog moet beginnen, met deze toolkit heb je extra tips, materialen en handvaten voor het werven van jongeren voor vrijwilligerswerk.
kunnen we je helpen?
Op Middendrenthevoorelkaar zit je goed: we ondersteunen je graag door je makkelijk, snel en effectief in contact te brengen met alle vrijwilligers in je buurt.
Op ons platform kun je onder meer:
Een gratis vrijwilligersvacatures plaatsen
Makkelijk de beste vrijwilligers zoeken en vinden
Informatie en tips vinden over het werken met vrijwilligers